作業の流れを箇条書きのメモや、音声入力で話した内容として渡し、「新人向けの手順書に。番号つきの手順、各手順の注意点、よくある失敗」と頼むと、マニュアルの形に整えてくれます。最後は実際に作業する人に試してもらって直しましょう。
手順書の基本の形
- 目的（何のための作業か）
- 準備するもの・必要な権限
- 番号つきの手順（1つの手順に1つの動作）
- 注意点・やってはいけないこと
- 困ったときの連絡先
分かりやすくするコツ
- 読み手のレベルを伝える：「パソコンが苦手なパートさん向け」
- 画面の写真やスクリーンショットを入れる位置を提案させる
- 流れはフローチャートにする（図解の作り方）
- チェックリスト版も作る（チェックリスト）
- 「この手順書で初めての人がつまずきそうな箇所は？」と聞く
作業を話しながら音声入力するのが、いちばん速くマニュアルの材料を集める方法です（音声入力の裏技）。