相手（誰に）・目的（何をしてほしいか）・事実（日時・数字・経緯）・トーン（丁寧・簡潔・おわび）の4つを伝えると、そのまま使える下書きができます。送る前に宛名・日付・金額・固有名詞を必ず確認しましょう。
場面別の頼み方
| 場面 | 頼み方の例 |
|---|---|
| 依頼 | 「取引先の担当者に、見積もりを来週水曜までに出してもらうお願い。丁寧に、200字程度、件名つき」 |
| お詫び | 「納品が2日遅れることのお詫び。原因は部品の入荷遅れ。新しい納期は11月10日。言い訳がましくならないように」 |
| 断り | 「新規の営業提案を、今回は見送ると伝える。関係は保ちたい。やわらかく」 |
| お礼 | 「先日の打ち合わせのお礼と、決まった3点の確認」 |
| 催促 | 「請求書の支払いが期日を過ぎている。失礼にならない確認のメール」 |
送る前のチェック
- 相手の名前・会社名・肩書きが正しいか
- 日付と曜日が合っているか
- 金額・数量・納期が正しいか
- 事実でないこと（ChatGPTが補った内容）が入っていないか
- 敬語が過剰になっていないか（敬語の確認）
取引先の名前や金額は、契約や社内ルールで入力が制限されている場合があります。必要なら「A社」「〇〇円」と伏せて下書きを作り、最後に自分で入れましょう（社外秘を入力してもいい？）。