過去の問い合わせ（個人情報を除いたもの）を渡して「内容ごとに分類して、よくある質問トップ10と回答案を作って」と頼むと、FAQのたたき台ができます。返信はテンプレート化し、規程やマニュアルをプロジェクトに入れて参照させると、回答のぶれが減ります。
使い方の例
| 作業 | 頼み方 |
|---|---|
| 分類 | 「この100件の問い合わせを、内容別に分類して件数と代表例を」 |
| FAQ | 「よくある質問10個と、規程にもとづく回答。規程にないことは『要確認』と書く」 |
| 返信テンプレート | 「配送遅れの問い合わせへの返信テンプレートを、状況別に3パターン」 |
| クレーム | 「怒っているお客さんへの最初の返信。共感→事実→対応の順で」（お詫び状） |
気をつけること
- 返金・補償など会社の判断が必要な内容は、担当者が決める
- お客さんの名前や注文番号などは入力しない、または伏せる（機密情報）
- AIで自動返信する場合は、AIであることを伝える方針を検討（AIの利用を明記すべき？）